Circ. 23/24 - Provvedimento del Garante privacy sulla conservazione di metadati - Differimento dell'efficacia e consultazione pubblica.

Vi informiamo che il Garante privacy, con il Provvedimento del 21 dicembre 2023, recante “Documento di indirizzo Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, ha fornito indicazioni sulla conservazione dei c.d. metadati degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori (giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto, dimensione dell’e-mail).

In particolare, il provvedimento impone la cancellazione dei metadati dopo un periodo di conservazione di massimo 7 giorni (estendibili di ulteriori 48 ore, in presenza di comprovate e documentate esigenze che ne giustifichino il prolungamento), superabile solo previa attivazione delle procedure previste dall’art. 4, co. 1 dello Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro).

Il provvedimento ha generato non poche preoccupazioni e difficoltà tra gli operatori, sia perché i metadati assolvono a funzioni fondamentali per il funzionamento della posta elettronica (es. per visualizzare la schermata dei messaggi, per effettuare la ricerca delle e-mail, per garantire integrità alle comunicazioni), sia perché assumono notevole rilevanza ai fini della sicurezza informatica.

A fronte di tali criticità, il Garante privacy ha pubblicato una News con la quale ha comunicato di aver deciso di differire l’efficacia del Provvedimento e di promuovere una consultazione pubblica sulle forme e sulle modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore a quella indicata nel predetto Provvedimento.

Al riguardo, informiamo che, nelle scorse settimane, Confindustria ha avviato diverse interlocuzioni, sia a livello istituzionale (anche con le principali Associazioni di rappresentanza datoriale nazionali, per promuovere un’azione congiunta e condivisa sulla conservazione dei metadati), che tecnico, segnalando le difficoltà - sia sul piano operativo, che tecnologico - conseguenti a una cancellazione dei metadati nei tempi indicati dall’Autorità.