Circ. 117/26 - Intelligenza artificiale e imprese: dal 23 ottobre 2026 scattano i nuovi obblighi.

Informiamo le Aziende Associate che dal 23 ottobre 2026 sono entrate in vigore le disposizioni del D.Lgs. 7 ottobre 2026, n. 179, che adegua l’ordinamento nazionale al Regolamento UE 2024/1689 (AI Act) e introduce importanti obblighi per i datori di lavoro che utilizzano sistemi di intelligenza artificiale nella gestione del personale.

Le nuove disposizioni incidono direttamente sui processi aziendali relativi alla selezione del personale, alla valutazione delle prestazioni, ai provvedimenti disciplinari, all’organizzazione del lavoro e alla sicurezza nei luoghi di lavoro.

La novità di maggior impatto riguarda il divieto di adottare decisioni finali sul rapporto di lavoro esclusivamente attraverso sistemi automatizzati. La decisione finale deve essere sempre assunta da una persona fisica dotata di effettivo potere decisionale e autonomo. In particolare, le decisioni relative a:

• assunzione;

• modifica del rapporto di lavoro;

• trasferimenti e variazioni delle condizioni di lavoro;

• provvedimenti disciplinari;

• licenziamenti;

• valutazioni delle prestazioni lavorative.

La normativa introduce una conseguenza particolarmente rilevante: le decisioni adottate in violazione del divieto sono nulle. Ciò riguarda anche i licenziamenti eventualmente disposti sulla base di processi interamente automatizzati.

Mentre nelle attività preliminari di ricerca e selezione dei candidati le nuove regole non vietano l’utilizzo dell’intelligenza artificiale. È pertanto possibile continuare a utilizzare software di screening dei curriculum e sistemi di matching delle competenze.

Restano tuttavia applicabili:

• la normativa privacy;

• i principi di trasparenza;

• il divieto di discriminazione;

• le disposizioni europee sui sistemi di IA ad alto rischio.

Le aziende che utilizzano sistemi di IA dovranno garantire il rispetto dei principi di dignità, riservatezza e non discriminazione e fornire ai lavoratori le informazioni previste dalla normativa in materia di trasparenza dei processi decisionali automatizzati.

Inoltre, il lavoratore avrà il diritto di richiedere:

• una spiegazione comprensibile della decisione che lo riguarda;

• informazioni sull’incidenza dell’intelligenza artificiale nel processo decisionale;

• l’indicazione dei principali parametri utilizzati dal sistema.

Le imprese dovranno quindi essere in grado di ricostruire e documentare il processo decisionale e il ruolo svolto dall’algoritmo.

Un’altra importante novità riguarda l’obbligo di aggiornamento della valutazione dei rischi prevista dal D.Lgs. n. 81/2008 in materia di salute e sicurezza sul lavoro. L’utilizzo di sistemi di IA che incidono:

• sull’organizzazione del lavoro;

• sui turni;

• sui ritmi produttivi;

• sull’assegnazione delle attività;

• sulle modalità di esecuzione della prestazione.

Le aziende dovranno verificare se tali strumenti introducano nuovi rischi o modifichino quelli già esistenti e, se necessario, aggiornare il DVR adottando adeguate misure di prevenzione e protezione.

Alla luce delle nuove disposizioni, è opportuno che i datori di lavoro procedano tempestivamente a una verifica dei sistemi di intelligenza artificiale utilizzati in azienda. In particolare sarà necessario:

a) Mappare i sistemi di IA impiegati nei processi HR, nelle valutazioni del personale, nelle procedure disciplinari e nei processi organizzativi.

b) Verificare la presenza di un controllo umano effettivo, assicurando che le decisioni finali siano sempre adottate da un soggetto dotato di autonomia decisionale.

c) Adeguare le informative ai lavoratori, prevedendo procedure che consentano di fornire spiegazioni chiare e intelligibili sulle decisioni supportate dall’IA.

d) Valutare l’impatto dei sistemi di IA sulla sicurezza, coinvolgendo datore di lavoro, RSPP, medico competente e altre figure della prevenzione nella revisione del DVR.

e) Aggiornare procedure interne e percorsi formativi, con particolare attenzione ai responsabili HR, ai dirigenti e ai soggetti che utilizzano i risultati prodotti dagli algoritmi.

Le nuove regole non vietano l’utilizzo dell’intelligenza artificiale nei rapporti di lavoro, ma impongono che la tecnologia rimanga uno strumento di supporto alle decisioni e non un sostituto della responsabilità umana.